Un sistema de telefonía virtual es un paso imprescindible en la digitalización del departamento comercial o de Atención al Cliente de una empresa. ¿Quieres saber cómo puede ayudarte una centralita virtual a conseguir un equipo más productivo, eficiente y rápido?
Índice:
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¿Qué es una centralita virtual y qué aporta a la digitalización de tu empresa?
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Diferencias entre la telefonía virtual y el teléfono tradicional
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¿Qué otras ventajas ofrecen los sistemas de centralita virtual a las empresas?
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Ventajas de una centralita virtual para tu equipo de ventas o servicio al cliente
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¿Cómo potenciar tu rendimiento de ventas utilizando telefonía virtual?
¿Qué es una centralita virtual y qué aporta a la digitalización de tu empresa?
Una centralita virtual es un sistema de telefonía IP (también denominado VoIP o plataforma de voz sobre IP) que gestiona llamadas realizadas por internet, en las que no se usan las líneas telefónicas tradicionales.
Esta tecnología funciona mediante la digitalización de la voz en paquetes de datos comprimidos que se envían mediante protocolo IP al receptor, descomprimiéndose una vez llegan a este para que pueda escuchar la señal de audio originaria.
La telefonía IP permite comunicaciones de teléfono a teléfono, de ordenador a teléfono y de ordenador a ordenador, posibilitando que las líneas no tengan que estar encadenadas a ubicaciones concretas como ocurre con la telefonía tradicional.
Por ello, el uso de centralitas virtuales de sistema VoIP abre un amplio abanico de posibilidades a las empresas, siendo un importantísimo hito en su proceso de digitalización, ya que sin ir más lejos permite a los empleados teletrabajar desde cualquier localización, comunicándose con los clientes de igual modo a que si estuviesen en la sede la empresa.
Diferencias entre la telefonía virtual y el teléfono tradicional
La telefonía virtual por IP depende de una estructura de red, no de líneas físicas, lo que supone que no haya ningún límite en el número de conversaciones que se pueden mantener a la vez desde un único número de teléfono. Además, esto también abre la puerta a oportunidades tan interesantes como la de tener una red de oficinas, delegaciones o tiendas interconectadas a través del mismo número telefónico.
Asimismo, la telefonía digital a diferencia del sistema telefónico tradicional permite automatizar desde la gestión de los contactos hasta el propio marcado, lo que al margen de eliminar errores ayuda mucho a la hora de recabar o manejar información de clientes. Por ello los sistemas de telefonía IP tienden a integrarse con los CRM, tal y como expondremos en detalle más adelante.
Otra importante ventaja de las centralitas virtuales es que transfieren la llamada directamente o la ponen en cola hasta que haya un interlocutor disponible, evitando las típicas esperas exasperantes con la música de fondo.
Igualmente, también agilizan mucho las llamadas de empresa a empresa, al hacer factible la comunicación inmediata con una persona o departamento concretos sin pasar por el operador/a como ocurre con la centralita física.
Además los sistemas de centralitas virtuales con tecnología IP ofrecen otras funcionalidades que resultan muy importantes actualmente para las empresas, como la posibilidad de realizar multiconferencias, escuchas en vivo o grabación de llamadas.
A todo ello se suman las ventajas económicas de la telefonía IP, que depende de la conexión a Internet y no de líneas telefónicas, pudiéndose escoger el operador VoIP que más convenga en cada momento, ya que tiene la ventaja adicional de que es una tecnología de instalación y configuración muy sencillas.
¿Qué otras ventajas ofrecen los sistemas de centralita virtual a las empresas?
Al margen de lo ya referido, estos sistemas facilitan el registro de contactos y llamadas, o el acceso a estadísticas susceptibles de ofrecer información muy valiosa. Mientras que al haber tanto versión móvil como de escritorio se gana también en comodidad y versatilidad. Por no hablar de todo lo que supone la integración con el resto de herramientas de la empresa.
De este modo, la centralita virtual hace una contribución esencial a la transformación digital de las empresas, propiciando que se puedan beneficiar de una comunicación más eficiente a todos los niveles, y permitiéndoles centralizar toda la información con la que trabajan, con lo que esto implica en ayuda para cualquier fase del proceso de venta y en la mejora de la coordinación de los equipos.
Ventajas de una centralita virtual para tu equipo de ventas o servicio al cliente
La centralita virtual ofrece infinidad de ventajas operativas a los negocios, pero además es un recurso al que le pueden sacar mucho partido los equipos de ventas o de atención al cliente. Así, el uso de sistemas VoIP propicia:
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Simplificación de los flujos de trabajo
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Una mejor sincronización entre agentes de ventas o personal de Atención al Cliente.
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Oportunidad de disponer de mayor información en las bases de datos
La telefonía IP de centralita virtual aumenta la capacidad de prospectar y crear nuevas oportunidades de negocio, facilitando contactar con leads o dirigirse a clientes. Igualmente, estos sistemas ayudan a mover a los potenciales clientes de una etapa a otra del embudo de ventas, deslizándolos a través de la distintas fases de captación-conversión-venta-fidelización.
Asimismo, también posibilitan mejorar el soporte y la atención que se les proporciona a los clientes, al poderse gestionar las solicitudes de manera más rápida y eficaz.
¿Cómo potenciar tu rendimiento de ventas utilizando telefonía virtual?
Los sistemas de telefonía virtual ofrecen la oportunidad de maximizar y optimizar los canales de contacto con el cliente, o de mejorar la prospección telefónica con base a la disposición de información más abundante y actualizada. Al mismo tiempo, que también facilitan el uso de recursos muy eficaces como, por ejemplo, el envío de mensajes personalizados.
Por todo ello, es un elemento que ofrece ventajas muy valiosas que sirven para mejorar el rendimiento de los equipos de ventas y consecuentemente aumentar el volumen de negocio de las empresas.
Integración de la telefonía virtual con tu CRM
Los sistemas de telefonía IP pueden integrarse a la perfección con los CRM, como HubSpot, sincronizando la información de las llamadas con la de esta herramienta para tener en un único lugar todos los datos, etiquetas o notas referentes a un cliente.
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